004 Qué actividades y procesos automatizar, con quién asesorarnos y cómo obtener apoyo.

La automatización de procesos y actividades puede traer grandes beneficios a las empresas, si logramos identificar en donde generaría más valor, con quién apoyarnos en este proceso y si conseguimos el respaldo de la administración. En este episodio platicamos con José Antonio Jácome que es un consultor independiente y cuya experiencia de más de 20 años en empresas de industrias de entretenimiento, automotriz y transformación, nos permite acceder a su experiencia participando en proyectos de automatización en procesos de negocio y de las áreas de control y vigilancia. Comentamos sobre el proceso de automatización en función a los siguientes 3 puntos: - En principio es importante decidir qué es lo que queremos automatizar, realizar una evaluación inicial o diagnóstico donde se identifiquen los procesos y actividades que generarían más valor a la empresa, mediante el logro de efectividad y eficiencia de actividades que son repetitivas y rutinarias; existen ejemplos como cálculos contables, financieros, fiscales, laborales, conciliaciones de información operativa y financiera, análisis estadísticos o de tendencias que ayuden a proyectar información para toma de decisiones, barridos de cuentas contables, etc. Asimismo, esta evaluación inicial debe incluir una reflexión del nivel de madurez de la empresa para tener los elementos que se requieren al iniciar el proceso de automatización; es decir, identificar si nuestro personal, ERP, aplicativos, controles, están listos para empezar esta aventura sabiendo que llegará a un resultado exitoso. - Al seleccionar al proveedor que nos va a ayudar, debemos escoger a uno que sea profesional, que rete lo que queremos hacer, que nos ayude a identificar lo que sí podemos hacer de acuerdo al nivel de madurez de nuestra empresa y lo que no es viable obtener en este momento; buscar que haya una comunicación transparente mediante la cual nos brinde una guía clara del punto de partida en el que estamos y las diferentes etapas que debemos recorrer para alcanzar los objetivos que nos planteemos. El proveedor nos debe ayudar a encontrar las tareas pendientes por realizar previo a incluso, vendernos herramientas tecnológicas que, de no estar preparados, pueden resultar inservibles porque no tenemos la base de información, personal, procesos y/o sistemas que se requiere para obtener el resultado deseado. - La mejor manera de obtener el respaldo de la administración y de los órganos de gobierno para invertir recursos en temas de automatización, radica fundamentalmente en el análisis preliminar que se realice. Es importante que dicho análisis nos brinde los elementos necesarios de beneficios a obtener ya sea en eficiencia en tiempos, costos, calidad y confiabilidad de información, oportunidad para identificar riesgos o posibles afectaciones a la empresa, nivel de madurez de la empresa, mapa de ruta de dónde arranca y a dónde llegará el proyecto, etapas, opciones de proveedores, etc. Entre más información se tenga y mejor fundamentada esté nuestra decisión, mejores probabilidades tenemos de obtener su respaldo.

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