009 Una vista sencilla y completa de las 3 líneas de defensa (Parte 1)

El documento de "Las tres líneas de defensa en la gestión y control de riesgos efectivos", emitido por el Instituto de Auditores Internos, aborda uno de los desafíos más comunes en la gestión y el control de riesgos que es el  mejorar la comunicación sobre estos temas, aclarando los roles y deberes esenciales de los múltiples departamentos y divisiones operativos, así como las múltiples funciones de auditores internos, especialistas en gestión de riesgos, oficiales de cumplimiento, investigadores de fraude y otros profesionales de las áreas de control y vigilancia. En este episodio les comparto la primera parte de mi conversación con Oscar de la Fuente - Director de Auditoría Interna en ICONN, esperando la encuentren interesante y les aporte algo en sus conocimientos generales de nuestras especializaciones. El modelo de las 3 líneas de defensa es un marco de referencia o guía que sirve para definir la estructura de roles y responsabilidades que gestionan el control interno, buscando hacerlo de manera eficaz en las organizaciones encaminado a generar valor y proteger a la empresa. Arrancando con la primera línea de defensa, a continuación se listan una serie de consideraciones que deben tenerse en mente al implementar este modelo en una empresa: La primera línea es toda la organización, desde la base de la pirámide hasta Dirección General, todos los puestos son responsables de enfrentar los riesgos en el día a día ejecutando su trabajo en apego a los controles asignados. El paso uno sería el diseño “en papel” de la manera en que se quieren repartir las funciones y responsabilidades por roles específicos relacionados con los riesgos y controles. Contar con la aprobación del consejo de administración y de la dirección general Tener un rol clave que realice toda la implementación y explique a las áreas de lo que les corresponde realizar a lo largo de la organización, con el respaldo de Dirección General y el equipo directivo Tener claro qué hace cada quién y cómo se relacionan con otras áreas y puestos de la empresa para que se documenten y entiendan los vínculos que las unen y las fronteras que delimitan sus derechos y obligaciones Considerar que es un cambio de la manera en que se harán las cosas hacia adelante respecto de cómo se han hecho siempre Cuidar la identificación y evitar la duplicidad de esfuerzos y observar que no queden actividades de control descubiertas que pudieran dejar vulnerable el sistema de control Que la alta administración se involucre en el entendimiento de lo que se va a hacer porque se tocan todos los procesos de la empresa Los puestos de esta línea, deben ser los encargados de identificar los riesgos y controles de lo que cada uno de ellos hacen. Ellos son quienes pueden mejorar procesos o levantar la mano para señalar las deficiencias de los sistemas, dado que ellos los operan todos los días Si se logra el sentido de pertenencia en los colaboradores, es más probable que se tenga éxito en la implementación de este modelo Para la segunda línea de defensa, es necesario mantener en mente lo siguiente: Los principales participantes son las áreas de control interno, gestión de riesgos, seguridad de la información, contraloría, protección patrimonial, prevención de pérdidas, calidad, cumplimiento regulatorio, entre otros Cada tipo y tamaño de organización asigna las responsabilidades a un área con estas características de aseguramiento o protección Son áreas que respaldan a la administración en la parte de procesos, gestión de riesgos y control, que supervisan la operación Reportan a la Dirección General y alta administración, aunque deben tener cierta independencia de acción para identificar errores en los procesos que un ejecutor no observaría.

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