Stefania Brucini

Il problema è che proprio perché non è urgente viene continuamente rimandato, soprattutto da coloro che poi stanno sempre nel primo quadrante, ovvero quello delle attività urgenti e importanti.

Nel terzo quadrante ci sono invece le attività urgenti ma non importanti.

Sono le interruzioni, le richieste degli altri, le attività procrastinate dagli altri che poi diventano urgenze ma non sono neanche così importanti.

i messaggi che sembrano dover avere una risposta immediata certe riunioni urgenti ma che non sono importanti alcune telefonate che sembrano urgenti o comunque sono anche urgenti perché risolvono delle attività che potevano essere pianificate prima e quindi sono diventate urgenti ma a tutti gli effetti non sono così importanti di solito sono cose anche che o abbiamo procrastinato o che gli altri hanno procrastinato e poi arrivano sul nostro piatto

Sembrano quindi urgenti o magari lo sono ma non sono davvero importanti per i tuoi obiettivi, per i tuoi valori, per la direzione che vuoi dare al tuo lavoro o alla tua vita.

Qui spesso finiamo per confondere la disponibilità con la priorità perché rispondiamo subito, ci rendiamo utili ma intanto come sappiamo disperdiamo attenzione, tempo, energia.

Infine nel quarto quadrante troviamo le attività non urgenti e non importanti, qui ci sono tutte quelle attività o che ci fanno perdere tempo senza darci indietro nulla, controllare app, notifiche, perdere mezz'ora quella per cose che non ci servono a niente oppure tutte quelle cose che facevamo tempo fa.

perché erano magari necessarie ma che adesso nel nostro processo di lavoro potrebbero essere benissimo eliminate oppure tutte attività che crediamo di dover fare ma che non sono se analizzate bene capiamo che non sono né urgenti e né meno importanti qui dobbiamo andare un po' all'essenzialità

tutto quello che facciamo non è tutto importante e urgente molto spesso facciamo delle cose che veramente potrebbero essere benissimo eliminate e quindi dovremmo andare a capire perché stiamo continuando a farle adesso che abbiamo visto i quattro quadranti facciamo insieme la parte più utile ovvero l'esercizio

Prendi questo foglio e scrivi tutte le cose che in questo momento sono nella tua to-do list o che hai in testa e scrivile e butta giù tutto.

Scadenze, pensieri, piccoli compiti, grandi compiti, cose da ricordare, cose da fare, progetti, richieste altrui, decisioni da prendere.

Anche se ti sembrano confuse tu scrivi tutto.

Se qualcosa, una scadenza ravvicinata e un impatto reale andrà nel primo quadrante.

Se qualcosa è importante davvero soprattutto per la crescita magari del tuo lavoro ma continui a rimandarla perché non è ancora urgente allora andrà nel secondo.

Se qualcosa invece ti sta sollecitando ma non è rilevante allora va nel terzo quadrante.

Se qualcosa ti assorbe senza però portarti valore probabilmente è nel quarto quadrante delle attività non urgenti e non importanti.

Una volta che hai distribuito tutte le tue attività fermati a osservare quanto hai scritto perché qui arriva la parte più interessante.

Molte persone scoprono di avere il primo quadrante pienissimo, urgente e importante ovunque e fin qui niente di strano, è comunque comune.

però in questo momento facendo l'esercizio si accorgono di potresti accorgerti anche tu di avere delle cose a cui tieni nel secondo quadrante quello delle importanti ma non urgenti e sono le cose che vorresti fare e sappi che il vero cambiamento quello che veramente conta accade nel quadrante importante ma non urgente però magari si è bloccato nel quadrante urgente importante

cioè nella gestione continua dell'esistente riuscire a portare avanti la quotidianità ma senza costruire il futuro perché il quadrante che costruisce il futuro è il secondo ovvero delle attività importanti ma non urgenti è lì che dobbiamo iniziare a pianificare per trovare spazio per questo quadrante