013 Consejos para que las áreas de negocio reciban mejor los temas de control interno.

Un factor normal que se nos complica es que nuestro lenguaje es muy técnico, es recomendable utilizar un lenguaje menos aburrido, usar términos de las áreas de negocio y hacerlo sencillo. Tres de las responsabilidades más importantes de las áreas de control interno son: Lograr el compromiso de la gente. Que las áreas de negocio escuchen y crean en estos temas. Para llegar ahí, se necesita trabajar en la comunicación de lo que es una cultura de riesgos y cómo los podemos mitigar. Sensibilizar a la gente de la importancia que tienen estos temas. Utilizar ejemplos de la vida real, mencionarles casos específicos de si en su casa pasa este riesgo, cómo lo mitigarían. Tener el acercamiento con los dueños de los procesos y controles para que sientan suyas las actividades. Que establezcan los controles e indicadores sin pensar que eso es trabajo de control interno o auditoría. Recordar que la operación es la primera línea de defensa y áreas como control interno son consideradas en la segunda. Cada uno tiene sus propias responsabilidades respecto del sistema de control interno. Explicar a las áreas de negocio claramente que ellos son responsables de los controles, identificar necesidades de capacitación en áreas o personas para que los asuman como propios y dar ejemplos de cuáles y por qué son los controles parte de su trabajo. Existen empresas de todos tamaños y grados de madurez en las que debemos identificar la cultura organizacional, el perfil de los dueños, accionistas, administración, empleados, para que en función al perfil específico, se diseñe la comunicación referente al control interno, políticas, procedimientos, riesgos, apetito al riesgo, responsabilidades, etc. Una actividad que ayuda a hacer conciencia en la gente es transmitirles que no se va a controlar a las personas, se controlan los procesos, identificar en conjunto con ellos las actividades que realmente se requieren blindar y cuáles sólo harán más lento el proceso sin agregar valor. Los órganos de gobierno deben establecer los objetivos y las áreas de control y vigilancia, pueden ayudar a traducir esto al lenguaje de proceso con el fin de llegar a la gente y explicarles lo que la administración necesita de cada puesto. Que exista una alineación de objetivos de los dueños, órganos de gobierno, administración, control y vigilancia,  y de ahí hacia todas las personas. Hacer una segmentación de a qué niveles se llevará la información y diseñar un plan de comunicación específico para que se llegue con las palabras apropiadas y que sean entendibles. El mejor control es el que no se ve. Otra herramienta para mejorar la “evangelización” son los valores y cultura de la empresa. Lograr que los colaboradores tengan un perfil ético sólido para que cada quién en su ámbito, al hacer las cosas correctas por su propia ética, permiten que los controles sean más de confianza, sin que dejen de existir validaciones o “sensores” que avisan si hay desviaciones que debieran ser sancionadas. Contar con documentación que establezca “las guías” de comportamiento para hacer el trabajo en cada puesto y cada área, considerar el apoyo de las herramientas tecnológicas ya que éstas dan solidez a los controles y facilitan la accesibilidad y actualización de los lineamientos. Hacer políticas en lenguaje sencillo y dirigido a los puntos esenciales sin que se conviertan en pergaminos interminables de muchas hojas donde se pierde el mensaje. Contar con un canal de comunicación que publique los nuevos lineamientos o las modificaciones de los ya existentes, debido a que son muy dinámicos. Lograr que las mismas áreas avisen de los cambios que se requieren y hacer alianza con TI que nos avisen si se piden cambios que afecten el control interno. Hay que creer en el valor que generamos y asegurarnos de demostrarlo.

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