Smarter leben
Ordnung: Wie bekomme ich meinen Papierkram in den Griff? (Mit Sandra Wendler & Melanie von der Brüggen)
16 Jan 2026
Chapter 1: What are the common challenges of managing paper clutter?
Das ist diese Routine, da wirklich dran zu bleiben, einmal die Woche, zum Schluss sind es vielleicht nur noch 10, 15 Minuten, wenn überhaupt, wo man dann sich einmal mit befassen muss und dann bleibt aber das ganze Jahr diese Ordnung auch bestehen.
Willkommen zu Smarter Leben. Ich bin Lenne Kafka und heute geht's darum, wie wir unser Papierchaos endlich in den Griff bekommen. Auch digital. Papierkram ist so ein Thema, das uns immer wieder einholt. Selbst wenn Bad, Küche oder Keller schon blitzeblank sind, die eigenen Unterlagen zu bändigen, ist sowas wie der Endgegner beim Ordnung halten.
Und ein paar von euch haben sich dazu eine Folge gewünscht. Meine Gäste Melanie von der Brüggen und Sandra Wendler haben sich genau darauf spezialisiert. Papierkram sortieren, ausmisten und so strukturieren, dass endlich alles zu finden ist.
Mit ihrem Ordnungsservice und ihrem Buch zeigen sie anderen, wie man Dokumente reduziert, sinnvoll ablegt und dadurch Schritt für Schritt mehr Ruhe in den Alltag bringt.
Chapter 2: What steps can I take to effectively sort and reduce my paperwork?
Also, welche Dokumente sind wirklich wichtig und was können wir ruhig wegwerfen? Wieso tun sich viele beim Aussortieren und Loslassen so schwer? Und welche Routinen helfen, neue Stapel auf dem Flurschrank zu vermeiden? Über all das sprechen wir in dieser Folge. Schön, dass ihr dabei seid. Sandra, Melli, wo liegt bei euch das Schulabschlusszeugnis? Wo ist der letzte Steuerbescheid?
Wer von euch weiß das?
Das ist in unserem Basisordner drin.
Ihr habt eure Schulzeugnisse zusammen in einem Ordner?
Chapter 3: How can I establish a routine to maintain organization?
Genau. Nein, jeder hat seinen eigenen Ordner.
Ihr seid gut sortiert. Ich bin es nicht so ganz, zumindest was Papierkram angeht. Wie gut eignet sich denn der Jahresbeginn eigentlich, um mehr Ordnung ins eigene Leben zu bringen?
Der eignet sich hervorragend, weil wir einfach mit einem neuen Jahr starten und da noch total fresh sind und auch Bock haben auf Veränderungen. Und von daher ist das neue Jahr dafür perfekt geeignet.
Aber andererseits will ich ja gerade auch mehr Sport machen, mich gesünder ernähren, mehr Freunde treffen. Ist es nicht eh schon so ein übervoller Monat?
Genau.
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Chapter 4: What documents should I prioritize keeping and which can I discard?
Die ganzen guten Vorsätze kennen wir ja. Davon haben wir immer massig. In der ersten Woche, vielleicht auch noch in der zweiten Woche. Und dann guckt man mal, was von den guten Vorsätzen noch übrig geblieben ist. Also da braucht man eigentlich keinen neuen Jahresstart für. Papierkram kommt täglich ins Haus fast oder beziehungsweise so regelmäßig, dass man egal wann anfangen kann.
Okay, also eigentlich Hauptsache man kommt irgendwie mal ins Handeln bei dem Thema, sagt ihr. Viele Menschen verbinden Papierkram aber eher mit Stress. Ich drücke mich da echt auch schon lange vor, meine Ordner mal wieder durchzugehen. Welcher Gedanke könnte mir jetzt vielleicht helfen zum Jahresstart?
Chapter 5: How can digital tools assist in organizing paper documents?
Unser Lieblingssatz ist, Papierkram ist bares Geld, verschenke es nicht, indem du prokrastinierst.
Okay, gib mir Beispiele dafür.
Und da gibt es ganz viele Beispiele, ob es jetzt die klassische Mahnung ist, die du bekommst oder ob es irgendwelche Abos sind, die noch laufen oder irgendwelche Versicherungsbeiträge, die eigentlich seit Jahren schon viel zu hoch sind, weil du es seit Jahren laufen lässt.
Ja, in dem Papierkram, da spielt auf jeden Fall ordentlich Musik und deswegen sollte man sich da regelmäßig auch wirklich damit beschäftigen.
Also ich bringe Ordnung in mein Leben und ich kriege auch gleichzeitig meine Finanzen besser in den Griff.
Richtig.
Was motiviert dich denn?
Dass ich einfach alles direkt griffbereit habe, direkt mit einem Klick. Wir haben es natürlich privat auch digital alles und haben nur noch den Papierkram in Papierform, den man wirklich in Papierform braucht. Das heißt, ich persönlich habe nur noch einen einzigen Ordner, wo ein paar Blätter drin sind.
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Chapter 6: What is the importance of having a 'Wenn-Was-Ist' folder?
Oh, das klingt wirklich erstrebenswert. Melli, wie ist es bei dir? Was motiviert dich?
Mich motiviert einfach, dass ich genau weiß, wo ich was finde.
Es gibt ja eigentlich gute Gründe, das mal anzugehen. Aber warum fällt denn das so vielen so schwer? Ihr arbeitet ja mit Menschen. Wie erlebt ihr das?
Es ist einfach so, dass wir in der Schulzeit zum Beispiel nie gelernt haben, wie wir vernünftig die Papiere sortieren. Wir kriegen ja beigebracht, dass man ein neues Schuljahr beginnt mit einem frischen Ordner, mit einer frischen Mappe und dann wird das ganze Jahr hinweg einfach alles obendrauf geheftet.
Chapter 7: How can families manage shared documents effectively?
Und wir lernen aber nie auch mal die Sachen auszusortieren und deswegen fällt es glaube ich im Alltag den erwachsenen Personen dann anschließend total schwer.
Also irgendwie so eine Unsicherheit auch, die damit schwingt.
Genau. Man weiß einfach nicht, was kann weg, was muss eigentlich bleiben. Und bevor man irgendeinen Fehler macht, dann behält man lieber alles. So wie man das von der Schule kennt, man heftet rauf, rauf, rauf, macht sich ein paar schöne Ordner fertig, hat das auch alles schön beschriftet, schon Rückenschilder, Trennstreifen, mit was auch immer man gerne arbeitet.
Dann hat man da seine fünf schönen Ordner und sobald ein Ordner voll ist, kommt der nächste Ordner und in dem kommen dann alle Themen rein, die in den anderen fünf Ordnern eigentlich sortiert waren. Und so beginnt das Chaos. Irgendwann hat man keine Lust mehr, überhaupt irgendwas abzuheften und dann landet es überall im Zuhause.
Chapter 8: What are the best practices for maintaining long-term order in paperwork?
Schlechte Kombi, ne? Unsicher sein und dann häuft sich auch noch was an. Was war vielleicht so das Krasseste, was ihr da auch erlebt habt bei eurer Arbeit?
Oh, da haben wir tatsächlich sehr, sehr viele krasse Erlebnisse gehabt. Die Briefe wurden gar nicht mehr geöffnet, sondern nur noch in einem Karton reingeschmissen. Und dann haben wir tatsächlich diesen Karton bekommen und durften jeden Brief erstmal öffnen und für den Kunden erstmal schauen, was ist denn das? Oh, das ist ja schon ein paar Jahre alt.
Da fragt man sich natürlich auch, was ist denn eigentlich jetzt aus dieser Situation geworden?
Klingt dann ja schon fast nach so einer Angst, die dahinter steckt irgendwann auch, wenn also gar kein Brief mehr geöffnet wird. Ja. Wie gelingt es euch denn, eure Post richtig zu verarbeiten, sie eben nicht einfach irgendwie auf den Flurschrank zu knallen? Ist zum Beispiel ein gutes System von mir?
Kennen wir. Wir haben unseren Papierkram-Tag, den haben wir immer freitags und wir haben halt ein Ablagefach, wo halt alles reinkommt und da wird freitags das alles bearbeitet.
Natürlich, wenn die Post schon reinkommt, dann wird es erstmal geguckt, was ist es, weil Brief in der Hand nehmen bedeutet auch Entscheidung treffen und dann kann man halt gucken, muss ich das jetzt sofort erledigen oder kann ich es erstmal zwischenparken auf meinem Papierkram-Parkplatz.
Ja, das ist ja schon der Punkt, wo es oft hakt. Ich habe auch eine Schublade und da tue ich auch alles rein. Okay, ich mache es nicht jeden Freitag, aber auch dann so dieses, was mache ich sofort? Welche Regeln habt ihr da vielleicht im Kopf dabei? Also wie entscheidet ihr?
Ja, wir haben unsere Fünf-Sekunden-Regel. Da nimmt man das Blatt Papier in die Hand und guckt einfach, brauche ich das? Muss es bearbeitet werden? Muss ich es einfach nur ablegen oder kann es dann vernichtet werden?
Was zeichnet also ein wirklich gutes Ablagesystem aus? Erstmal ein zentraler Ort, wo alles ankommt? Ein einziger. Und dann einmal die Woche kontrollieren, lehren, bearbeiten und dabei jeweils bei jedem Dokument, bei jeder Sache, die da reinkommt, bei jedem Brief innerhalb von fünf Sekunden entscheiden, was ist damit zu tun?
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